Jeśli kluczowy materiał dla Twojej produkcji lub wysyłki pochodzi tylko z jednego źródła, awaria jednego dostawcy może szybko stać się problemem całej firmy.
W inżynierii systemowej takie miejsce nazywa się Single Point of Failure (SPOF) – pojedynczym punktem awarii. To jeden element, którego brak lub uszkodzenie zatrzymuje większy system.
W biznesie takim punktem może być nie tylko skomplikowany komponent produkcyjny. Czasem wystarczy brak odpowiedniej etykiety, taśmy pakowej albo pudełka fasonowego, żeby utrudnić wysyłkę gotowego produktu.
Błąd, który może zatrzymać dobrze działający proces
Jeżeli dostawca od kilku lat realizuje zamówienia bez większych problemów, łatwo założyć, że kolejna dostawa również dotrze zgodnie z planem.
I bardzo często właśnie tak będzie.
Problem zaczyna się wtedy, gdy cały proces zależy wyłącznie od tego jednego scenariusza.
Awaria maszyny, brak surowca, przeciążenie produkcji, problemy transportowe czy nagłe zakończenie działalności wykonawcy mogą sprawić, że nawet dobrze poukładany proces przestanie działać zgodnie z planem.
Jeżeli nie masz alternatywnego źródła, skutki mogą wyjść daleko poza sam koszt brakujących opakowań.
Zespół zaczyna szukać rozwiązania na ostatnią chwilę. Pojawiają się dodatkowe wyceny, telefony, transport awaryjny, próby produkcyjne i ustalanie nowych terminów. W skrajnym przypadku brak materiału może opóźnić produkcję albo wysyłkę gotowych zamówień.
Dlatego warto wiedzieć nie tylko, ile płacisz za opakowanie, ale również co stanie się z procesem, jeśli przez kilka dni nie będziesz mógł go kupić.
Cena opakowania to nie cały koszt
Porównując dostawców, najłatwiej zestawić ceny jednostkowe. Różnica kilku czy kilkunastu groszy jest konkretna i łatwa do policzenia.
Koszt problemu z dostawą jest bardziej złożony.
Możesz spojrzeć na niego podobnie jak na całkowity koszt posiadania:
Koszt zakupu + koszt pracy zespołu + potencjalne koszty zakłócenia procesu
Nie oznacza to, że każdą awarię da się wcześniej dokładnie wycenić. Można jednak przeanalizować konkretny scenariusz i sprawdzić, jakie konsekwencje rzeczywiście wystąpią w Twojej firmie.
Porównaj rzeczywistą oszczędność zakupową z kosztem konkretnego scenariusza awarii: anulowanymi zamówieniami i utraconą marżą, zakupem awaryjnym, dodatkowym transportem oraz dodatkową pracą.
Sam obrót opóźnionych zamówień nie jest stratą. Część wysyłek może zostać zrealizowana później, a odpowiedni bufor magazynowy może ograniczyć albo całkowicie wyeliminować przestój.
Dlatego zamiast przyjmować uniwersalne kwoty, policz własny scenariusz.
Przykład: e-commerce
Załóżmy, że zmiana dostawcy pozwala obniżyć cenę pudełka fasonowego o 20 groszy.
Przy dużej skali może to oznaczać zauważalną oszczędność w ciągu roku. Sama niższa cena jest więc realną korzyścią.
Jeżeli jednak dostawca opóźnia produkcję o kilka dni, trzeba sprawdzić, co dzieje się dalej.
Czy masz zapas opakowań?
Czy zamówienia mogą poczekać?
Czy można tymczasowo zastosować opakowanie zastępcze?
Ile czasu zespół poświęci na znalezienie alternatywy?
Czy pojawi się droższy transport lub zakup awaryjny?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają zestawić oszczędność z rzeczywistym ryzykiem danego rozwiązania.
Przykład: firma produkcyjna
W zakładzie produkcyjnym sytuacja może wyglądać inaczej.
Brak określonego wzoru etykiety lub innego materiału niezbędnego do zakończenia produkcji może zatrzymać dalszy etap procesu. Wtedy koszt problemu nie wynika z ceny samej etykiety, ale z konsekwencji dla całej organizacji.
Mogą pojawić się dodatkowe godziny pracy, zmiana planu produkcyjnego, koszty transportu, przesunięcia dostaw albo kary wynikające z konkretnych umów.
Skala skutków zależy jednak od procesu, zapasu bezpieczeństwa i możliwości zastosowania alternatywy.
Dlatego nie istnieje jedna uniwersalna wartość „kosztu SPOF”. Trzeba ją policzyć dla konkretnej firmy.
Jak przygotować się na awarię dostawcy
Odporność procesu nie polega na założeniu, że problemy się nie wydarzą.
Polega na tym, że wcześniej wiesz, co zrobić, gdy się pojawią.
Zadbaj o dokumentację i dostęp do narzędzi
Pliki produkcyjne, specyfikacje materiałów, informacje o kolorystyce czy wykrojniki powinny być dostępne w sposób, który pozwala wykorzystać je także poza obecnym zakładem produkcyjnym – jeśli jest to technicznie możliwe.
Posiadanie dokumentacji i własność narzędzia ułatwiają zmianę wykonawcy, ale jej nie gwarantują.
Przed awarią sprawdź kompatybilność wykrojnika z maszyną alternatywnego producenta, dostępność materiału i mocy produkcyjnych, wymagane próby oraz realny termin uruchomienia.
Ustal też warunki wydania i transportu narzędzia.
Dzięki temu w sytuacji awaryjnej nie zaczynasz od ustalania, gdzie znajduje się wykrojnik i czy inny zakład w ogóle może z niego skorzystać.
Sprawdź możliwość zastosowania rozwiązania zastępczego
Nie zawsze plan B musi oznaczać natychmiastowe odtworzenie dokładnie tego samego produktu u drugiego wykonawcy.
W przypadku e-commerce może nim być na przykład standardowe pudełko połączone z brandowaną taśmą albo etykietą.
Takie rozwiązanie nie zastąpi każdej konstrukcji i nie będzie odpowiednie w każdej sytuacji, ale warto wcześniej wiedzieć, czy istnieje prostsza wersja awaryjna pozwalająca utrzymać wysyłkę.
Znajdź alternatywnego wykonawcę, zanim będzie potrzebny
Lista numerów telefonów do kilku drukarni to jeszcze nie plan awaryjny.
Alternatywny producent powinien mieć możliwość wykonania konkretnego materiału w wymaganej technologii, na odpowiednim surowcu i w akceptowalnym terminie.
Warto wcześniej ustalić:
czy może wykonać dany produkt,
czy dysponuje odpowiednią technologią,
czy dostępny jest wymagany materiał,
czy potrzebne są nowe narzędzia lub próby,
jaki jest realny czas uruchomienia produkcji,
jak wygląda transport,
jakie różnice mogą pojawić się w parametrach lub wyglądzie produktu.
Drugi dostawca nie daje automatycznej gwarancji ciągłości. Może przecież korzystać z tego samego surowca albo zostać dotknięty tym samym problemem logistycznym.
Dlatego plan awaryjny powinien obejmować nie tylko producenta, ale również materiał, transport i poziom zapasu.
Audyt odporności operacyjnej – sprawdź swoje słabe punkty
Zadaj sobie kilka pytań:
Czy jeśli Twój główny dostawca jutro przestanie realizować zamówienia, masz komplet potrzebnych plików i specyfikacji?
Czy masz dostęp do należących do Ciebie wykrojników i innych narzędzi?
Czy wiesz, czy można wykorzystać je na maszynach innego producenta?
Czy znasz alternatywnego wykonawcę, który rzeczywiście może zrealizować dany produkt?
Ile czasu potrzebuje on na próbę i uruchomienie produkcji?
Czy wykorzystuje ten sam surowiec lub tych samych poddostawców?
Jaki zapas pozwoli Ci przetrwać do czasu uruchomienia alternatywy?
Ile godzin miesięcznie Twój zespół poświęca na rozwiązywanie problemów z dostawcami?
Jaki jest Twój rzeczywisty czas przełączenia produkcji na inne źródło?
Jeśli na część z tych pytań odpowiedź brzmi „nie wiem”, właśnie tam znajduje się obszar, który warto sprawdzić przed wystąpieniem problemu.
Jak podchodzimy do tego w ViEW
W ViEW ograniczamy zależność od pojedynczego producenta i organizujemy uzgodniony plan awaryjny.
Sprawdzamy dostępność alternatywy oraz informujemy o wpływie zmiany na termin, parametry i koszt.
Nie oznacza to, że każdą produkcję można bezproblemowo przenieść z dnia na dzień. Różni wykonawcy mogą korzystać z tego samego surowca, podobnej infrastruktury logistycznej albo podlegać temu samemu zakłóceniu.
Dlatego plan powinien uwzględniać nie tylko producenta, ale również surowiec, transport i odpowiedni zapas.
Jeżeli chcesz sprawdzić, gdzie w Twoim procesie znajduje się pojedynczy punkt awarii, podczas audytu możemy przeanalizować obecny sposób zamawiania materiałów, dostęp do dokumentacji, alternatywne źródła oraz rzeczywisty czas potrzebny na zmianę wykonawcy.
Celem nie jest stworzenie procesu, w którym nic złego nigdy się nie wydarzy.
Celem jest wiedzieć, co zrobisz, kiedy wydarzy się coś, czego nie planowałeś.
