Regulamin Współpracy B2B – ViEW Sp. z o.o.
Niniejszy regulamin określa ogólne warunki współpracy handlowej przy realizacji zamówień na materiały drukowane, opakowania oraz powiązane usługi produkcyjne, graficzne i logistyczne.
1. Zakres regulacji i definicje
Podmiotem świadczącym usługi jest spółka ViEW Sp. z o.o. z siedzibą w Kaniach (05-805), ul. Promienna 2, posługująca się numerem NIP: 5342491989, REGON: 146767317, KRS: 0000468618.
Drugą stroną umowy jest Klient, będący wyłącznie przedsiębiorcą w rozumieniu art. 43[1] Kodeksu cywilnego, wykonującym czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (włączając w to spółki prawa handlowego oraz osoby działające w ich imieniu). Regulamin znajduje zastosowanie do wszelkich transakcji handlowych, bez względu na to, czy współpraca obejmuje pojedyncze zamówienia na asortyment marketingowy, czy też całościowe zarządzanie procesem dostaw i magazynowania. Osoba wysyłająca potwierdzenie zamówienia w imieniu Klienta domniemywa się za umocowaną do reprezentowania Klienta i zaciągania zobowiązania w jego imieniu
2. Zawarcie umowy
Współpraca handlowa zostaje zainicjowana w momencie przesłania przez Klienta jednoznacznego potwierdzenia zamówienia na wskazany przez ViEW adres e-mail, w odpowiedzi na przedstawioną wycenę lub specyfikację produktową. Z tą chwilą dochodzi do zawarcia umowy.
Jeżeli Klient dostarcza własne pliki produkcyjne wraz z dyspozycją wykonania zlecenia, ponosi pełną odpowiedzialność za ich treść, poprawność merytoryczną oraz układ graficzny. Moment przesłania takich materiałów stanowi oświadczenie Klienta o ich pełnej weryfikacji. W sytuacji, gdy proces technologiczny wymaga wprowadzenia modyfikacji w plikach przez ViEW lub końcowego producenta, takich jak dodanie spadów czy dostosowanie wymiarów do wymogów parku maszynowego, bieg terminów produkcyjnych rozpoczyna się od momentu otrzymania e-mailowego potwierdzenia zmienionej wersji ze strony Klienta. Po uzyskaniu tej akceptacji wszelkie korekty są niemożliwe, a koszty ewentualnych błędów obciążają Klienta.
Złożenie przez Klienta zamówienia (w tym przesłanie potwierdzenia drogą e-mailową) jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu Współpracy bez jakichkolwiek zastrzeżeń i włączeniem go do treści zawieranej umowy.
3. Warunki finansowe
Rozliczenia z tytułu realizacji zamówień następują na podstawie faktur VAT wystawianych przez ViEW, z terminem płatności określonym w treści dokumentu. Jedyną akceptowalną formą zapłaty jest przelew bankowy na wskazany rachunek. Spółka ViEW zastrzega sobie prawo do uzależnienia przystąpienia do realizacji zamówienia od dokonania przez Klienta pełnej lub częściowej przedpłaty na podstawie wystawionej faktury proforma. Warunek ten znajduje zastosowanie w szczególności przy początkowym etapie współpracy, zamówieniach o znacznej wartości lub w oparciu o indywidualną ocenę ryzyka płatniczego dokonaną przez ViEW. Spółka ViEW wyklucza możliwość rozliczeń w formie barterowej, z użyciem kryptowalut lub w formule pomijającej ewidencję podatkową. Ceny są stałe dla całości realizacji danego zamówienia, z zastrzeżeniem wystąpienia siły wyższej lub gwałtownych, niezależnych od ViEW zmian cen surowców na rynku o więcej niż 10%.
4. Tolerancje produkcyjne i zasady fakturowania
Spółka ViEW fakturuje dokładnie taką ilość towaru, jaka została faktycznie dostarczona z produkcji. Klient przyjmuje do wiadomości, że specyfika procesów poligraficznych i produkcyjnych u podwykonawców wiąże się z możliwością wystąpienia nadwyżek lub braków produkcyjnych. Dopuszcza się tolerancję ilościową dostarczonego nakładu w zakresie +/- 5% w stosunku do zamówienia, a Klient zobowiązuje się zapłacić za faktycznie dostarczoną ilość. O różnicach w ilości Klient zostanie niezwłocznie poinformowany.
Procesy produkcyjne w branży opakowań i poligrafii charakteryzują się przemysłowymi zakresami tolerancji materiałowej, które Klient akceptuje w momencie składania zamówienia. Dla pudełek z tektury i kartonu dopuszczalne odchylenie gramatury surowca wynosi do 5%, odchylenie wytrzymałości ECT do 10%, a przesunięcie nadruku względem linii bigowania do 3%. W przypadku foliopaków oraz toreb dopuszczalna tolerancja grubości folii lub surowca wynosi do 5%.
5. Warunki dostawy i logistyka
Spółka ViEW odpowiada za koordynację i zapewnienie organizacji transportu towaru do Klienta oraz monitorowanie statusu dostawy. Sam wybór przewoźnika, warunki spedycyjne oraz ubezpieczenie towaru w drodze leżą po stronie końcowego producenta w ramach jego stałych umów handlowych. ViEW zobowiązuje swoich dostawców do korzystania wyłącznie z renomowanych i rzetelnych firm kurierskich i spedycyjnych. Gwarancje terminowe wynikające z ustaleń dotyczą wyłącznie zleceń, których harmonogram oraz specyfikacja zostały pisemnie (poczta elektroniczna) zatwierdzone przez ViEW. ViEW zastrzega sobie prawo odmowy realizacji zleceń natychmiastowych, jeśli termin zagraża stabilności produkcji.
Z chwilą wydania towaru przewoźnikowi lub kurierowi, na Klienta przechodzi ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia towaru (zgodnie z art. 548 § 1 w zw. z art. 544 § 1 Kodeksu cywilnego). W razie uszkodzenia przesyłki w transporcie, Klient jest bezwzględnie zobowiązany do sporządzenia protokołu szkody w obecności kuriera przy odbiorze oraz przekazania tego protokołu wraz z dokumentacją fotograficzną do ViEW w terminie 48 godzin. Brak protokołu skutkuje odrzuceniem roszczeń z tytułu uszkodzeń transportowych.
Materiały poligraficzne oraz opakowania z tektury i papieru są produktami higroskopijnymi, wymagającymi odpowiednich warunków magazynowania (suche, zadaszone i wentylowane pomieszczenia, stała temperatura, z dala od źródeł ciepła i wilgoci). ViEW nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za odkształcenia, utratę właściwości fizycznych, dekoloryzację lub inne wady towaru powstałe na skutek niewłaściwego przechowywania przez Klienta. Wszelkie roszczenia dotyczące wad, które Klient uzna za wady ukryte (w tym odkształcenia surowca), muszą zostać zgłoszone maksymalnie w terminie 30 dni od daty dostawy. Po upływie tego terminu domniemywa się, że wada powstała na skutek niewłaściwego magazynowania przez Klienta i roszczenia z tego tytułu wygasają.
6. Gwarancja jakości i tryb reklamacyjny
Asortyment realizowany za pośrednictwem ViEW podlega standardowym przemysłowym i rynkowym marginesom błędu oraz tolerancjom wadliwości stosowanym przez producentów końcowych. ViEW nie gwarantuje całkowitej, bezwzględnej bezwadliwości nakładu w skali jeden do jednego, natomiast zapewnia dobór wykonawców o najwyższych standardach jakościowych w branży. W przypadku wystąpienia wad przekraczających normy produkcyjne lub uniemożliwiających prawidłowe użytkowanie towaru, Klient zgłasza ten fakt opiekunowi w formie e-mailowej wraz ze zdjęciami wadliwych sztuk. ViEW weryfikuje zgłoszenie w terminie do 3 dni roboczych, prowadzi proces reklamacyjny bezpośrednio z producentem i reprezentuje interesy Klienta w celu dostarczenia optymalnego rozwiązania naprawczego. Zgodnie z art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego, Strony całkowicie wyłączają odpowiedzialność ViEW Sp. z o.o. z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne rzeczy. Wszelkie roszczenia jakościowe rozpatrywane są wyłącznie w ramach trybu reklamacyjnego opisanego w niniejszym Regulaminie, który stanowi jedyną ścieżkę dochodzenia roszczeń przez Klienta.
7. Usługi graficzne i narzędzia produkcyjne
Zakup gotowych materiałów drukowanych lub opakowań nie wiąże się z automatycznym przeniesieniem praw autorskich do wzorów handlowych. W sytuacji, gdy Klient zleca spółce ViEW wykonanie indywidualnego projektu graficznego, z chwilą pełnej zapłaty za tę usługę Klient otrzymuje wyłączną, nieograniczoną czasowo i terytorialnie licencję na korzystanie z projektu na wszystkich polach eksploatacji związanych z jego przeznaczeniem. Do momentu pełnej zapłaty za usługę graficzną Klient nie posiada uprawnień do eksploatacji opracowanych layoutów. Matryce, wykrojniki oraz formy produkcyjne, za które Klient poniósł pełny koszt wdrożeniowy na podstawie odrębnej pozycji na fakturze, stanowią jego własność. Ze względu na fakt, że narzędzia te są eksploatowane i fizycznie przechowywane w zakładach produkcyjnych zewnętrznych partnerów, ich wydanie Klientowi następuje w terminie do 14 dni roboczych od momentu zgłoszenia takiego żądania, wyłącznie pod warunkiem uprzedniego uregulowania wszelkich wymagalnych należności finansowych wobec ViEW.
Koszt bezpiecznego spakowania oraz transportu kurierskiego lub spedycyjnego matryc i wykrojników do Klienta ponosi w całości Klient (na podstawie refaktury lub przesyłki na koszt odbiorcy). Ponadto ViEW nie ponosi odpowiedzialności za naturalne zużycie eksploatacyjne tych narzędzi w toku produkcji, ich przypadkowe uszkodzenie lub zniszczenie przez producenta końcowego, a także ich utratę na skutek zdarzeń losowych i działania siły wyższej.
8. Ograniczenie odpowiedzialności i ochrona biznesu
Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza spółki ViEW z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, niezależnie od podstawy prawnej żądania, zostaje ograniczona do wysokości rzeczywistej szkody i nie może przekroczyć wartości netto zamówienia, którego dotyczyło uchybienie. Spółka ViEW zostaje całkowicie zwolniona z odpowiedzialności z tytułu utraconych korzyści Klienta, w tym strat wizerunkowych, utraconych zysków handlowych czy kosztów niedoszłych kampanii marketingowych. ViEW nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane działaniem siły wyższej lub przestojami po stronie producentów.
Baza dostawców oraz partnerów produkcyjnych spółki ViEW stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Bezpośrednie kontaktowanie się z producentami realizującymi zlecenia w celu ominięcia pośrednictwa ViEW oraz kontraktowanie u nich usług z pominięciem ViEW w okresie współpracy oraz przez 12 miesięcy po jej zakończeniu jest zabronione pod rygorem kary umownej wysokości 40 000 PLN brutto za każdorazowe naruszenie. ViEW przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych.
Zakaz ten nie znajduje zastosowania w sytuacji, gdy ViEW w ramach procedury offboardingowej lub partnerskich ustaleń samodzielnie i dobrowolnie przekaże dane kontaktowe producenta Klientowi. W przypadku takiego przekazania kontaktów ViEW nie gwarantuje Klientowi utrzymania stawek cenowych wynegocjowanych przez spółkę na poziomie hurtowym.
9. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy polskiego Kodeksu cywilnego oraz odpowiednich ustaw rynkowych. Ewentualne sytuacje sporne strony będą starały się rozwiązywać na drodze polubownych negocjacji zarządów. W przypadku braku porozumienia organem właściwym do rozstrzygania sporów staje się sąd powszechny właściwy dla siedziby spółki ViEW.
Zapisy niniejszego regulaminu stanowią formalną i ostateczną podstawę prawną na wypadek sytuacji spornych. W codziennej, bieżącej obsłudze naszych stałych partnerów, spółka ViEW kieruje się przede wszystkim zasadami elastyczności, partnerstwa i wzajemnego zrozumienia, stawiając relacje ludzkie i biznesowe ponad formalizm i dążąc zawsze do wypracowania najbardziej optymalnego, polubownego rozwiązania dla obu Stron.